Помощник руководителя / Офис-менеджер

Гарантированный оклад — 2 000 BYN на руки. По результатам работы возможна дополнительная выплата 300–600 BYN. Она не является гарантированной и зависит от качества и своевременности выполнения задач, внимательности, самостоятельности и фактических результатов.

График: 9:00–18:00, понедельник–пятница. Полная занятость. Ежедневная работа из офиса: Минск, ул. Мележа, 5/2.

Важно перед откликом

Стандартного удалённого или гибридного формата нет.

Рассматриваем кандидатов, которые уже живут в Минске либо готовы переехать до выхода на работу и ежедневно приезжать в офис к 9:00.

Наиболее удобно добираться из Зелёного Луга, района ул. Мележа и от станции метро «Восток». Кандидатам из других районов необходимо заранее проверить реальное время дороги утром.

Если вы ищете удалённую работу или спокойную должность с постоянным и узким набором обязанностей, эта вакансия вам не подойдёт.

О компании и позиции

ООО «РуфОпт» развивает два направления: оптовые поставки кровельных материалов и поставки оборудования и запасных частей для молочных ферм из Италии, Австрии и Ирландии.

У компании становится больше проектов, документов и ежедневных задач. Поэтому руководителю нужен человек, который поможет организовать работу, контролировать сроки, документы, платежи и небольшие проекты.

Это офисная операционная роль, а не бытовой помощник. Личные поручения, чай, кофе и обслуживание руководителя в обязанности не входят.

Какой специалист нам нужен

Нам нужен сообразительный, внимательный и самостоятельный человек, который:

• быстро понимает задачу и уточняет недостающую информацию;
• умеет держать под контролем несколько дел одновременно;
• внимательно работает с цифрами, реквизитами и документами;
• не ждёт пошаговой инструкции на каждое действие;
• умеет самостоятельно найти информацию и предложить вариант решения;
• готов звонить незнакомым людям и добиваться конкретного ответа;
• фиксирует договорённости, сроки и следующий шаг;
• сразу сообщает об ошибке и помогает её исправить;
• спокойно воспринимает обратную связь;
• готов использовать ChatGPT, Claude и другие AI-инструменты;
• доводит задачи до результата, а не только передаёт их дальше.

Опыт именно в должности бизнес-ассистента необязателен. Рассматриваем начинающих кандидатов, если они уверенно работают с таблицами, внимательно относятся к документам и умеют организовать свою работу.

Что предстоит делать

• готовить первичные документы, счета и данные для платежей;
• проверять реквизиты, суммы и комплектность документов;
• подготавливать платежи в клиент-банке — финальная проверка и подтверждение остаются за руководителем;
• вести календарь задач, договорённостей и сроков;
• напоминать участникам о договорённостях и контролировать выполнение;
• координировать небольшие проекты: фиксировать задачу, ответственного, срок и ожидаемый результат;
• работать в Excel и Google Таблицах: сверки, план-факт, бюджеты и отчётные таблицы;
• собирать, структурировать и проверять информацию;
• общаться по телефону и в переписке с поставщиками, подрядчиками и клиентами;
• готовить письма, рабочие черновики и краткие отчёты;
• использовать AI-инструменты для анализа информации, подготовки писем и ускорения рутинных задач;
• помогать руководителю контролировать, чтобы задачи не терялись и были доведены до результата.

Приоритеты определяются вместе с руководителем. От сотрудника не ожидается, что он будет одновременно самостоятельно решать всё, но ожидается умение видеть следующий шаг и не оставлять задачу без движения.

Что для нас важно

• внимательность к цифрам, документам и реквизитам;
• уверенная базовая работа в Excel и Google Таблицах;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение организовать информацию;
• готовность к ежедневным телефонным звонкам;
• умение не только сообщить о проблеме, но и предложить решение;
• способность переключаться между разными задачами;
• соблюдение сроков;
• самостоятельность без сокрытия ошибок;
• готовность обучаться новым сервисам и AI-инструментам;
• готовность ежедневно работать из офиса.

Английский или итальянский язык, водительские права и автомобиль будут преимуществом, но не являются обязательными.

Вакансия не подойдёт, если вы

• ищете удалённую или преимущественно гибридную работу;
• не готовы ежедневно приезжать в офис;
• хотите выполнять только привычные административные задачи;
• считаете звонки незнакомым людям неприемлемой частью работы;
• ждёте подробную инструкцию на каждое действие;
• не готовы самостоятельно искать информацию;
• сообщаете о проблеме, но не предлагаете ни одного варианта решения;
• часто теряете договорённости и сроки;
• скрываете ошибки вместо того, чтобы быстро сообщить и исправить их;
• не готовы работать с таблицами, документами и цифрами;
• считаете небольшие, но срочные задачи работой ниже своего уровня;
• ищете должность бытового или личного помощника.

Что в этой работе может быть непросто

Задачи относятся к разным направлениям. Сегодня основной задачей могут быть документы и платежи, завтра — таблица, звонки, координация небольшого проекта или срочный запрос руководителя.

Иногда необходимо быстро переключаться и уточнять, какая задача сейчас важнее.

Документы и платёжные данные требуют высокой внимательности. Ошибки нельзя скрывать или откладывать — о них нужно сразу сообщать и участвовать в исправлении.

Не для всех задач будет готовая пошаговая инструкция. Потребуется самостоятельно искать информацию, задавать уточняющие вопросы и предлагать рабочий вариант.

В небольшой команде хорошо видно, какие задачи движутся и доводятся до результата, а какие остаются без контроля.

На старте

Вы познакомитесь с направлениями компании, документами, рабочими сервисами и текущими процессами.

Первые задачи будут включать:

• работу с документами и реквизитами;
• подготовку данных для платежей;
• ведение календаря и контроля сроков;
• работу с Excel и Google Таблицами;
• телефонные звонки и переписку;
• совместную настройку системы задач и отчётности;
• использование AI-инструментов для писем и анализа информации.

Сложные задачи не передаются без объяснения контекста. По мере адаптации сотрудник подключается к самостоятельной координации небольших проектов.

Через шесть месяцев обсуждаем результаты, круг задач и дальнейшее развитие. При готовности самостоятельно вести проекты возможен рост до проектного или операционного координатора.

Что предлагаем

• официальное трудоустройство;
• понятные приоритеты и прямую связь с руководителем;
• обучение внутренним процессам;
• помощь в освоении AI-инструментов;
• возможность постепенно брать больше самостоятельных задач;
• развитие в сторону проектной и операционной координации;
• офис на ул. Мележа, 5/2;
• дополнительную выплату 300–600 BYN по результатам работы.

Как откликнуться

Отклики рассматриваем по электронной почте. Телефонные звонки и сообщения в личные мессенджеры сотрудников не являются способом подачи заявки.

Отправьте актуальное резюме

Тема письма:

Помощник руководителя / офис-менеджер — имя и фамилия

В резюме должны быть указаны актуальные телефон и электронная почта.

Приложите актуальную фотографию и, если есть, ссылки на открытые профессиональные или публичные профили.

В письме кратко укажите:

1. Расскажите об одном деле, которое вы довели до результата, хотя всё шло не по плану.
2. С какими задачами вы работали в Excel или Google Таблицах?
3. Как вы поступаете, если получили незнакомую задачу без готовой инструкции?
4. Готовы ли вы звонить незнакомым людям и добиваться конкретного ответа?
5. В каком районе Минска вы живёте и сколько времени занимает дорога до ул. Мележа, 5/2, утром к 9:00?
6. Готовы ли вы ежедневно работать из офиса с 9:00 до 18:00?

Отклики без актуальных контактов, фотографии, информации об опыте и возможности ежедневно приезжать в офис могут не рассматриваться.