Помощник руководителя / Офис-менеджер

2 000 BYN на руки — гарантированный оклад + ежемесячная премия до 600 BYN. Целевой совокупный доход — 2 300–2 600 BYN.

График 9:00–18:00, понедельник–пятница. Работа из офиса: Минск, ул. Мележа, 5/2. Полная занятость.

О компании и позиции

ООО «РуфОпт» развивает два направления: оптовые поставки кровельных материалов и оборудование и запчасти для молочных ферм из Италии, Австрии и Ирландии.

У компании становится больше проектов, документов и ежедневных задач. Поэтому руководителю нужен человек, который возьмёт под контроль договорённости, документы, платежи и небольшие проекты.

Это офисная операционная роль, а не бытовой помощник. Личные поручения, чай, кофе и обслуживание руководителя в обязанности не входят.

Кого рассматриваем

Вакансия может подойти вам, даже если в резюме ваша должность называется иначе:

• помощник или ассистент руководителя;

• офис-менеджер;

Не обязательно иметь опыт именно в должности бизнес-ассистента. Рассмотрим начинающего кандидата, если он уверенно работает с таблицами, внимательно относится к документам и умеет доводить задачи до результата.

Что предстоит делать

• готовить первичные документы, счета и данные для платежей, проверять реквизиты;

• подготавливать платежи в клиент-банке — финальная проверка и подтверждение всегда остаются за руководителем;

• вести календарь задач, договорённостей и сроков;

• напоминать участникам о договорённостях и контролировать выполнение;

• координировать небольшие проекты: фиксировать задачу, ответственного, срок и ожидаемый результат;

• работать в Excel и Google Таблицах: сверки, план-факт, бюджеты и отчётные таблицы;

• общаться по телефону и в переписке с поставщиками, подрядчиками и клиентами;

• использовать ChatGPT, Claude и другие AI-инструменты для писем, анализа информации и рабочих черновиков.

Приоритеты задач определяются вместе с руководителем. От сотрудника не ожидается, что он будет одновременно самостоятельно решать всё.

Что для нас важно

• внимательность к цифрам, документам и реквизитам;

• уверенная базовая работа в Excel и Google Таблицах;

• грамотная устная и письменная речь;

• готовность звонить незнакомым людям и получать конкретный ответ;

• умение не только сообщить о проблеме, но и предложить возможный вариант решения;

• привычка сразу сообщать об ошибке и помогать её исправить;

• готовность ежедневно работать в офисе.

Желательно жить недалеко от ул. Мележа, 5/2, чтобы дорога не занимала значительную часть дня. Это преимущество, а не обязательное требование.

Английский или итальянский язык, водительские права и автомобиль также будут преимуществом, но не являются обязательными.

Как устроен доход

• гарантированный оклад — 2 000 BYN на руки;

• ежемесячная премия — до 600 BYN;

• премия учитывает соблюдение сроков, внимательность при работе с документами, своевременную коммуникацию и доведение задач до результата;

• сразу сообщённая и исправленная ошибка не приравнивается к скрытой или регулярно повторяющейся ошибке.

Первые месяцы

• знакомство с направлениями компании, документами и рабочими сервисами;

• передача регулярных задач по документам, платежам и контролю сроков;

• совместная настройка удобной системы задач и отчётных таблиц;

• постепенное подключение к небольшим самостоятельным проектам.

Через шесть месяцев обсуждаем результаты, круг задач и дальнейшее развитие. При готовности самостоятельно вести проекты возможен рост до проектного или операционного координатора.

Что предлагаем

• официальное трудоустройство;

• понятные задачи и приоритеты;

• прямое взаимодействие с руководителем без длинной цепочки согласований;

• обучение рабочим процессам и AI-инструментам;

• возможность постепенно брать больше самостоятельных проектов;

• офис в районе Зелёного Луга, рядом с ул. Мележа и районом станции метро «Восток».

Что в этой работе может быть непросто

• телефонные звонки являются ежедневной частью работы;

• задачи относятся к разным направлениям, поэтому важно уметь переключаться и уточнять приоритеты;

• документы и платёжные данные требуют высокой внимательности;

• в небольшой команде хорошо видно, какие задачи движутся, а какие остаются без результата.

Как откликнуться

К резюме добавьте короткие ответы на два вопроса:

1. Расскажите об одном деле, которое вы довели до результата, хотя всё шло не по плану: что мешало и что вы сделали?

2. Сколько времени займёт дорога до офиса на ул. Мележа, 5/2?

Следующий этап — собеседование с коротким практическим заданием по Excel и небольшим рабочим кейсом.

Содержательные отклики рассматриваем в течение 2–3 рабочих дней.