Специалист по работе с клиентами

Требования к кандидатам:

• Знание нормативной базы делопроизводства , документооборота и ведения архива организации в Республике Беларусь.
• Умение пользоваться офисным пакетом MS Office, офисной техникой (принтер, сканер, копир, факс, ПК), готовность освоить незнакомый тип техники.
• Знание английского языка на уровне не ниже intermediate, включая как письменное, так и устное общение (будет являться преимуществом).
• Навык деловой переписки, в том числе и на английском языке.
• Готовность осваивать и использовать внутреннюю информационную систему компании (СЭД Directum и 1С).
• Организованность, умение приоритизировать рабочие задачи.
• Грамотная устная речь и чёткая дикция, навык межличностного делового общения.

Обязанности:

1. Делопроизводство и документооборот:

• Приём, регистрация и распределение входящих обращений в компанию (телефон, e-mail, почтовая корреспонденция). Контроль их выполнения .
• Подготовка необходимых документов (знание правил оформления документов), приём, учёт, регистрация, контроль исполнения документов, как в бумажном виде, так и средствами ИС, в т.ч. регистрация переписки, отправка исходящей корреспонденции, формирование пакетов документов.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Организация переговоров и совещаний, в т.ч. с участием приглашённых лиц. Приём посетителей.
• Взаимодействие с курьерскими службами и почтой.
• Организация командировок сотрудников, в том числе приглашённых компанией, в части:
• - заказа билетов;
• - бронирования гостиниц и транспорта.
• Обеспечение систематизированного хранения документов. Формирование и ведение номенклатуры дел. Контроль наличия подписанных со стороны контрагентов оригинальных экземпляров договоров, заключенных по текущим сделкам компании.
• Работа с оргтехникой: сканирование, снятие копий, прием/отправка факсов.

2.Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Заказ ТМЦ и услуг, необходимых для работы офиса, с обязательным составлением плана потребности и договоров. Своевременное перезаключение договоров на услуги. Подписание договоров у директора компании.
• Контроль состояния офиса, поддержания порядка и чистоты в здании, заказ услуг и вызов вспомогательного персонала при необходимости.
• Подготовка офиса к рабочему дню (подключение офисной техники и подготовка ее к эксплуатации). Подготовка офиса по окончании рабочего дня (отключение освещения, оргтехники, проверка окон)
• Взаимодействие с коммунальными службами. Обращение в коммунальные службы при возникновении нештатных ситуаций с инженерными сетями (электричество, водопровод, газ) в рабочее время.
• Контроль допуска на территорию посторонних лиц (домофон, периодическая проверка данных видеонаблюдения).
• Контроль правильной эксплуатации оргтехники и рационального использования канцелярских товаров и расходных материалов в офисе.

3. Общая часть:

• Соблюдение правил техники безопасности, необходимых для исполнения своих должностных обязанностей.
• Соблюдение требований Положения о коммерческой тайне.

Условия:

• официальное трудоустройство и соц. пакет согласно ТК РБ;
• собственный комфортабельный офис
• Рабочий день 09:00 – 18:00 Пн-Чт, 09:00 – 17:00 Пт. Перерыв 12:00 – 12:48.
• Испытательный срок 2 месяца;
• Отпуск 25 дней.