Офис-менеджер / Секретарь
Опыт работы от 1 года
Среднее специальное образование
-
-
Организация работы офиса:
- Обеспечение офиса необходимыми расходными материалами и канцтоварами.
- Контроль за техническим состоянием офисной техники и ее работоспособностью.
- Заказ воды, чая, кофе и других необходимых для офиса вещей.
- Поддержание чистоты и порядка в офисе.
- Распределение рабочих мест и контроль за порядком в переговорных.
- Организация и контроль за работой офисной техники и оборудования.
- Внедрение и контроль соблюдения правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.
-
Работа с документами:
- Регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
- Ведение деловой переписки и документооборота.
- Подготовка документов, отчетов, презентаций.
- Архивирование и хранение документов.
-
Взаимодействие с сотрудниками, посетителями и контрагентами:
- Прием и распределение входящих звонков.
- Встреча посетителей и гостей офиса.
- Организация и координация встреч, совещаний и переговоров.
- Обеспечение приема и размещения посетителей.
- Решение конфликтных ситуаций в офисе.
-
Административно-хозяйственная деятельность:
- Заказ и контроль за расходными материалами и оборудованием.
- Организация командировок сотрудников, включая бронирование билетов и гостиниц.
- Организация корпоративных мероприятий и праздников.
- Ведение учета рабочего времени сотрудников.
- Контроль за соблюдением правил техники безопасности.
-
Дополнительные обязанности:
- Выполнение поручений руководства.
- Работа с первичной бухгалтерской документацией
- Подготовка и контроль за соблюдением бюджета на офисные нужды.
- Участие в подборе и адаптации персонала
- Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.
-