Офис-менеджер / Секретарь

Организация работы офиса:

• Обеспечение офиса необходимыми расходными материалами и канцтоварами.

• Контроль за техническим состоянием офисной техники и ее работоспособностью.

• Заказ воды, чая, кофе и других необходимых для офиса вещей.

• Поддержание чистоты и порядка в офисе.

• Распределение рабочих мест и контроль за порядком в переговорных.

• Организация и контроль за работой офисной техники и оборудования.

• Внедрение и контроль соблюдения правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.

Работа с документами:

• Регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции.

• Ведение деловой переписки и документооборота.

• Подготовка документов, отчетов, презентаций.

• Архивирование и хранение документов.

Взаимодействие с сотрудниками, посетителями и контрагентами:

• Прием и распределение входящих звонков.

• Встреча посетителей и гостей офиса.

• Организация и координация встреч, совещаний и переговоров.

• Обеспечение приема и размещения посетителей.

• Решение конфликтных ситуаций в офисе.

Административно-хозяйственная деятельность:

• Заказ и контроль за расходными материалами и оборудованием.

• Организация командировок сотрудников, включая бронирование билетов и гостиниц.

• Организация корпоративных мероприятий и праздников.

• Ведение учета рабочего времени сотрудников.

• Контроль за соблюдением правил техники безопасности.

Дополнительные обязанности:

• Выполнение поручений руководства.

• Работа с первичной бухгалтерской документацией

• Подготовка и контроль за соблюдением бюджета на офисные нужды.

• Участие в подборе и адаптации персонала

• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.