Делопроизводитель

Ищем документоведа-делопроизводителя с функциями офис-менеджера, любящего порядок в делах и документах и обладающего здоровой инициативой к внедрению улучшений.

Обязанности

1. Документоведение и делопроизводство:

• документарное сопровождение сделок: составление первичного пакета документов (договор, задание к договору, спецификации, счета);

• контроль документооборота по сделкам и проектам (договора, акты, инвойсы, счета, акты сверок);

• согласование с представителями контрагентов редакций документов по сделкам;

• учет, систематизация и хранение документов, контроль статуса документов;

• ведение электронных реестров документов;

• работа с входящей/исходящей корреспонденцией: прием-передача, регистрация, передача адресату, учёт, хранение, своевременная отправка и получение (почта, курьерские службы);

• контроль обмена документами с контрагентами, координация документооборота между подразделениями компании (производство, продажи, субподрядчики);

• ведение внутренней документации: реестры уставных документов, изменения в уставных документах, своевременное обновление доверенностей;

• внесение изменений в шаблоны документов, поддержание в актуальном состоянии реестра шаблонов документов.

2. Кадровое делопроизводство:

• учет кадровых изменений;

• оформление кадровых приказов в 1С;

• ведение воинского учета сотрудников, выполнение функций ответственного за воинский учет;

• ведение личных дел сотрудников.

3. Офис-менеджмент:

• поддержание жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, продуктов питания, бытовых гигиенических средств;

• поддержание комфортного содержания офисного пространства - обслуживание кофемашины, обеспечение зоны отдыха.

4. Своевременное исполнение поручений руководства.

Требования:

• дотошность и внимание к деталям;

• умение грамотно писать и излагать мысли;

• знание основ деловой переписки;

• понимание структуры основных документов (н-р, преамбула, в договоре);

• скорость печати и знание Google-документов, Google-таблиц выше среднего;

• опыт работы с google-диском или иными облачными хранилищами;

• ведение работы и учета рабочего времени в системе постановки задач (Jira);

• ценить свою и чужую работу, поддерживать атмосферу взаимного уважения;

• высокая степень ответственности, умение расставлять приоритеты, проактивность и инициативность, честность и порядочность, усидчивость, скрупулезность и разумный педантизм.

Соответствовать всем требованиям не обязательно, если не сомневаешься в своей грамотности и любишь наводить порядок в документах – пиши.

Условия:

• работа в небольшой уютной компании;

• защита заработной платы от колебаний курса валют;

• хорошая и дружественная атмосфера в коллективе увлеченных единомышленников и профессионалов;

• подчинение директору и заместителю директора по персоналу;

• открытость руководства, возможность внедрения инициатив и предложений как в сфере делопроизводства, так и в компании в целом;

• обсуждаемый гибкий рабочий график, чай, кофе и прочие приятности.

Отклики с сопроводительным письмом будут рассматриваться в первую очередь. В письме расскажи о своем опыте и почему хочешь работать у нас.

Эбаут

Райт — крутая дизайнерская компания, которая стремится быть разработческой и лучше. К нам приходят за сложными интерфейсами и брендингом. Ценим творчество и прозрачность в процессах. Специализируемся на финтехе, но есть классные работы в других областях. Работаем с клиентами из Европы и США.