Специалист по документационному обеспечению

Требования к кандидату: 

• Уверенный пользователь ПК, пакета MS Office, СЭД.

  Умение работать с различной оргтехникой.

  Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки,

  Знание английского языка на уровне Intermediate

Должностные обязанности: 

• 1. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

  2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

  3. Принимает документы и личные заявления на подпись директора Института.

  4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

  5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

  6. Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

  7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

  8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

  9. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

  10. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

  11. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

  12. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

  13. Организовывает прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  14. Копирует документы на персональном ксероксе.

  15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.