|
Общество с ограниченной ответственностью «ПРАЦА БАЙ» (ООО «ПРАЦА БАЙ») ПОЛИТИКА 02.11.2023 г. Минск Обработки персональных данных в отношении работников и при осуществлении административных процедур |
УТВЕРЖДЕНО Приказ директора ООО «ПРАЦА БАЙ» 02.11.2023 № 17-ОД |
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Политика обработки персональных данных в отношении работников и при осуществлении административных процедур в ООО «ПРАЦА БАЙ» (далее — Политика) определяет основные характер, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в ООО «ПРАЦА БАЙ» (оператор) персональных данных, а также права субъектов персональных данных и механизм их реализации.
1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области защиты персональных данных. Утверждение Политики является одной из принимаемых ООО «ПРАЦА БАЙ» мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее также «Закон»).
1.3. Настоящая Политика действует с момента ее утверждения.
1.4. Политика вступает в силу с момента ее утверждения, действует в отношении обработки персональных данных работников (бывших работников, кандидатов на трудоустройство), иных субъектов, категории которых представлены в Приложении 1 к настоящей Политике.
1.5. Юридический и почтовый адрес ООО «ПРАЦА БАЙ»: Республика Беларусь, 220114, г. Минск, пр-т Независимости, д. 117А, пом. 9; адрес электронной почты dpo@praca.by.
ГЛАВА 2
ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ В ООО «ПРАЦА БАЙ»
2.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в ООО «ПРАЦА БАЙ» в соответствии с условиями настоящей Политики определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами ООО «ПРАЦА БАЙ» с учетом целей обработки персональных данных и представлен в Приложении № 1 к настоящей Политике.
2.2. Обработка специальных персональных данных, касающихся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или интимной жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрических и генетических персональных данных, в ООО «ПРАЦА БАЙ» осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь и в строгом соответствии с его положениями.
2.3. В ООО «ПРАЦА БАЙ» не обрабатывается информация, составляющая коммерческую и иную охраняемую законом тайну юридического лица.
ГЛАВА 3
УСЛОВИЯ И ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ООО «ПРАЦА БАЙ»
3.1. Обработка персональных данных в ООО «ПРАЦА БАЙ» осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
3.2. ООО «ПРАЦА БАЙ» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
3.3. Сроки хранения персональных данных субъектов персональных данных определяются в соответствии с законодательством об архивном деле и делопроизводстве.
При определении сроков хранения персональных данных ООО «ПРАЦА БАЙ» руководствуется сроками, определенными Перечнем типовых документов, утвержденным Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень). Если срок хранения персональных данных субъектов персональных данных не определен законодательством об архивном деле и делопроизводстве, в том числе Перечнем, то срок хранения персональных данных указанных лиц устанавливается ООО «ПРАЦА БАЙ» самостоятельно, исходя из целей обработки персональных данных.
3.4. ООО «ПРАЦА БАЙ» осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
3.5. В целях внутреннего информационного обеспечения ООО «ПРАЦА БАЙ» может создавать внутренние справочные материалы (базы данных) с размещением информации в корпоративной социальной сети или без размещения, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, могут включаться его фамилия, имя, отчество, пол, место работы, должность, год, месяц, дата рождения, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
3.6. Доступ к обрабатываемым в ООО «ПРАЦА БАЙ» персональным данным разрешается только работникам ООО «ПРАЦА БАЙ», в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
3.7. Порядок доступа к персональным данным содержится в Положении о порядке доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе), утверждаемом руководителем ООО «ПРАЦА БАЙ».
ГЛАВА 4
ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЙСТВИЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ И СПОСОБЫ ИХ ОБРАБОТКИ
4.1. ООО «ПРАЦА БАЙ» осуществляет обработку персональных данных (любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных).
4.2. Обработка персональных данных в ООО «ПРАЦА БАЙ» осуществляется следующими способами:
с использованием средств автоматизации;
без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).
ГЛАВА 5
ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Субъект персональных данных вправе:
а) в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи оператору заявления в порядке, установленном ст. 14 Закона «О защите персональных данных», либо в форме, посредством которой получено его согласие;
Оператор обязан в 15-дневный срок после получения заявления субъекта персональных данных в соответствии с его содержанием прекратить обработку персональных данных, осуществить их удаление и уведомить об этом субъекта персональных данных, если отсутствуют иные основания для таких действий с персональными данными, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
При отсутствии технической возможности удаления персональных данных оператор обязан принять меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокирование, и уведомить об этом субъекта персональных данных в тот же срок.
Отзыв согласия субъекта персональных данных не имеет обратной силы, то есть обработка персональных данных до ее прекращения не является незаконной. Печатные издания, аудио- либо видеозаписи программ, радио-, телепрограммы, кинохроникальные программы, иная информационная продукция, содержащие персональные данные, выпущенные до момента отзыва согласия субъекта персональных данных, не подлежат изъятию из гражданского оборота.
б) получить информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, содержащую:
наименование (фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется)) и место нахождения (адрес места жительства (места пребывания)) оператора;
подтверждение факта обработки персональных данных оператором (уполномоченным лицом);
его персональные данные и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано его согласие;
наименование и место нахождения уполномоченного лица, которое является государственным органом, юридическим лицом Республики Беларусь, иной организацией, если обработка персональных данных поручена такому лицу;
иную информацию, предусмотренную законодательством;
в) требовать от оператора внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
г) получать от оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом «О защите персональных данных» и иными законодательными актами.
д) требовать от оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом «О защите персональных данных» и иными законодательными актами.
е) обжаловать действия (бездействие) и решения оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.
В соответствии со ст. 4 Закона «О защите персональных данных» для реализации прав, указанных в подпунктах а)-д) настоящего пункта, субъект персональных данных подает оператору заявление в письменной форме либо в виде электронного документа. Законодательными актами может быть предусмотрена обязательность личного присутствия субъекта персональных данных и предъявления документа, удостоверяющего личность, при подаче им заявления оператору в письменной форме.
Заявление субъекта персональных данных должно содержать:
— фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
— дату рождения субъекта персональных данных;
— идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера — номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
— изложение сути требований субъекта персональных данных;
— личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных;
Ответ на заявление направляется субъекту персональных данных в форме, соответствующей форме подачи заявления, если в самом заявлении не указано иное.
5.2. Право субъекта на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
5.3. Все обращения субъектов или их представителей в связи с обработкой их персональных данных регистрируются в соответствующем журнале.
5.4. Субъект персональных данных обязан:
a) предоставлять оператору достоверные персональные данные;
б) своевременно сообщать оператору об изменениях и дополнениях своих персональных данных;
в) осуществлять свои права в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами оператора в области обработки и защиты персональных данных;
г) исполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами оператора в области обработки и защиты персональных данных.
5.5. За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу оператора, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных, в том числе направив сообщение на электронный адрес: dpo@praca.by.
ГЛАВА 6
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6.1. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.
6.2. В случае если какое-либо положение Политики признается противоречащим законодательству, остальные положения остаются в силе и являются действительными, а любое недействительное положение будет считаться удаленным или измененным в той мере, в какой это необходимо для обеспечения его соответствия законодательству.
6.3. ООО «ПРАЦА БАЙ» имеет право по своему усмотрению изменять и (или) дополнять условия настоящей Политики без предварительного уведомления субъектов персональных данных. Действующая редакция Политики постоянно доступна в сети Интернет на сайте https://praca.by/.
Приложение № 1
к Политике обработки
персональных данных
в отношении работников
и при осуществлении
административных процедур
ПЕРЕЧЕНЬ
обрабатываемых персональных данных
|
П. |
Обрабатываемые персональные данные |
Цель обработки |
Субъекты персональных данных, чьи данные подвергаются обработке |
Правовые основания обработки |
Срок хранения |
|
1. |
Персональные данные в соответствии со ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) и иными законодательными актами |
Оформление (прием) на работу |
Соискатели работы, члены их семей |
абзац 8 ст. 6 Закона (ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) |
После увольнения - 55 лет (п. 673 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 "О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь" (далее - Перечень) |
|
2. |
Персональные данные в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 |
Формирование, ведение и хранение личных дел работников |
Работники, члены их семей |
абзац 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона |
После увольнения - 55 лет (п. 673 Перечня) |
|
3. |
Персональные данные в соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 “О трудовых книжках” |
Ведение трудовых книжек |
Работники |
абзац 8 ст. 6 Закона после увольнения - абзац 20 ст.6 Закона |
Трудовые книжки - до востребования (п. 681 Перечня); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет (п. 683 Перечня) |
|
4. |
Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные |
Выплата заработной платы |
Работники, члены их семей |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 4 ч. 1 ст. 55 ТК) |
55 лет (п. 204 Перечня) |
|
5. |
Фамилия, собственное имя, отчество работника либо инициалы, занимаемая должность, сведения о времени нахождения или отсутствия на рабочем месте |
Ведение учета фактически отработанного времени |
Работники |
абз.8 ст. 6 Закона (ст. 133 ТК) |
3 года (п.п.205,489 Перечня) |
|
6. |
Фамилия, собственное имя, отчество работника занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки |
Командирование |
Работники |
абз.8 ст. 6 Закона (ст. 93,95 ТК) |
3 года; при служебных командировках за границу - 10 лет (п. 697 Перечня) |
|
7. |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника |
Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности |
Работники |
абз. 8 ст. 6 Закона (главы 14, 37 ТК) |
3 года (п. 21.4, 122.4 Перечня) |
|
8. |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации |
Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде |
Работники, члены их семей |
абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК) |
В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации) |
|
9. |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) |
Предоставление трудовых и социальных отпусков |
Работники, члены их семей |
абз. 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона (глава 12 ТК) |
Графики трудовых отпусков - 1 год (п. 702 Перечня), приказы о предоставлении трудового отпуска - 3 года (п. 21.4 Перечня), по социальному отпуску - 55 лет (п. 21.3 Перечня) |
|
10. |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, Персональные данные иных лиц, сведения о которых содержатся в информационных ресурсах: система учета документооборота, ведение корпоративной сети – в зависимости от цели обработки |
Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота |
Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч.1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) В отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных |
1 месяц после увольнения, в отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных |
|
11. |
Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, гражданство, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, идентификационный номер, срок действия, сведения о регистрации по месту жительства) |
Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц |
Работники, лица, работающие по гражданско-правовому договору |
абз. 8 ст. 6 Закона |
5 лет |
|
12. |
Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, сведения медицинского характера, сведения о семейном положении, об образовании, о воинской службе |
Ведение воинского учета |
Работники-военнообязанные, члены их семей |
ст. 9 Закона "О воинской обязанности и воинской службе", абз. 8 ст. 6 Закона |
5 лет (п. 691 Перечня) |
|
13. |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора |
Изменение и прекращение трудового договора |
Работники |
абз. 8 ст. 6 Закона (главы3,4 ТК) |
После увольнения - 55 лет (п. 21.3, 122.3Перечня) |
|
14. |
Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности |
Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
Работники |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 224 ТК; глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530) |
3 года (п. 511 Перечня) |
|
15. |
Персональные данные в соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“ |
Расследование несчастных случаев на производстве |
Работники |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 ст. 55 ТК) |
10 лет (п. 512 Перечня) |
|
16. |
Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров |
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров |
Работники - стороны индивидуальных трудовых споров |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 17 ТК) |
5 лет после урегулирования спора (п.495 Перечня) |
|
17. |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, о стаже работы, об уровне заработной платы, возраст, дата рождения |
Оформление необходимых документов для назначения пенсии |
Работники |
абз. 8 ст. 6 Закона |
До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
|
18. |
Паспортные данные, сведения о занимаемой должности |
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку |
Работники |
абз. 8 ст.6 Закона (ст. 220 ТК) |
3 года (п. 21.4, 122.4 Перечня) |
|
19. |
В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организации, утверждённым постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. №784 |
Аттестация работников |
Работники, подлежащие аттестации |
абз. 8 ст.6 Закона |
Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет (п.705Перечня) аттестационные листы, характеристики – в течение срокахранения личного дела работника; Документы о проведении аттестации и установлении квалификации, присвоении классов, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, аттестационные листы, справки и др.) – 3 года (п. 707 Перечня) |
|
20. |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемаядолжностьработника,иные сведения, послужившие основаниемдля поощрения |
Применение мер поощрения |
Работники |
абз. 8 ст.6 Закона (ст. 196 ТК) |
55 лет (п. 21.3 Перечня) |
|
21. |
Фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, место рождения, гражданство, паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, идентификационный номер, срок действия, сведения о регистрации по месту жительства, сведения о месте фактического проживания, контактные данные (включая номера рабочего, домашнего и/или мобильного телефона, электронной почты) |
Хранение персональных данных участников и аффилированных лиц |
Участники юридического лица, аффилированные лица |
абз. 20 ст. 6 Закона (ч. 3 ст. 56, абз. 19 ч. 1 статьи 63 Закона Республики Беларусь от 9 декабря 1992 г. № 2020-XII «О хозяйственных обществах») |
5 лет после утраты оснований |
|
22. |
Персональные данные в соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 |
Осуществление административных процедур |
Заявители |
абз. 20 ст. 6 Закона (ст.ст. 14 и 15 Закона Республики Беларусь от28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“) |
3 года (п.100 перечня) |
|
23. |
Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания), суть обращения, иные сведения, указанные в обращении |
Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц |
Граждане, в т.ч. представители юридических лиц |
абз. 20 ст. 6 Закона (ст.12ЗаконаРеспубликиБеларусь от 18июля 2011 г. № 300-З ”Обобращениях граждан и юридических лиц“) |
5 лет (п.85 Перечня) |
|
24. |
Фамилия, собственное имя, отчество, год рождения, сведения об образовании и опыте работы, контактный номер телефона, адрес электронной почты |
Рассмотрение резюме соискателей на вакантные должности в целях заключения трудового договора |
Физические лица, направившие резюме |
Согласие - ст. 5 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З "О защите персональных данных" (далее-Закон) при направлении резюме (анкеты) в электронном виде; абз. 16 ст. 6 Закона при направлении (предоставлении) резюме (анкеты) в письменном виде или в виде электронного документа |
В случае принятия на работу - 1 месяц, в случае непринятия на работу - 1 год |
|
25. |
Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы лица, |
Заключение договора с контрагентами |
Лица, уполномоченные на подписание договора |
1. В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных |
3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора |